Olá gente! Demorei, mas voltei! Neste tópico vou descrever resumidamente a profissão da secretária. Desde as tarefas, responsabilidades, requisitos, conhecimentos, qualidades pessoais, entre outras coisas. Boa leitura!
Já foi o tempo em que a secretária era a figura de uma linda moça e educada que servia café e era submissa ao seu chefe. Hoje, a secretária pode ser mais do que se espera. Na verdade, quando a secretária estuda para se formar nesta profissão, ela está aprendendo muito mais do que fazer atas, memorandos, circulares, etc. Hoje é possível perceber que as faculdades tem a preocupação de formalizar a grade curricular adequada, de modo que esta secretária se forme para que tenha as mesmas capacidades e competências que seu chefe. Que não seja apenas um rostinho bonito, mas que saiba o que ocorre ao redor do mundo e que tenha diversos conhecimentos. Então não pense que a vida de uma secretária é fácil, deve-se estudar desde pequenos detalhes como balanço, economia, liderança, culturas internacionais, línguas. Não basta apenas falar, mas deve-se conversar fluentemente, saber escrever e-mails, cartas, saber recepcionar.
Saber diversas línguas hoje em dia é um diferencial muito importante na carreira de uma secretária, sem esquecer que a língua mais falada e que prevalece nos dias de hoje é o inglês, futuramente o mandarim poderá ser uma língua de grande disputa com o inglês, mas atualmente, não saber falar inglês é não saber se comunicar com ninguém.
Bom, mas vamos esquecer um pouco este assunto e voltar a falar sobre a profissão da secretária. Separei alguns itens para que você tenha uma pequena visão da profissão, então vamos lá.
1. Responsabilidades e tarefas: agendar reuniões, compromissos, viagens, participar de congressos e conferências quando for solicitado, fazer e receber ligações locais e internacionais, digitar cartas diversas, saber técnicas de arquivamento, periodicidade, controlar a entrada e saída de correspondências, mesmo que tenha outra pessoa que tenha essa função, tudo o que chega até o seu chefe é de responsabilidade sua. Recepciona visitantes, afinal você é o cartão de visita da empresa. Realiza serviços administrativos, etc.
2. Qualidades Pessoais: ter atitude positiva sempre, mesmo que seu chefe não seja um chefe, respire fundo e bola pra frente (paciência acima de tudo meninas...rsrsrsrs). Paciência, discrição, saber trabalhar em equipe ( você pode ser o braço direito de seu chefe, mas não é única), saber liderar e conhecer a fundo a quem está liderando também é um papel muito importante da secretaria, saber motivar, saber estabelecer o que é importante e o que é prioridade, ter energia, entusiasmo, saber trabalhar sob pressão, honrar compromissos, datas, ter boa organização, responsabilidade, equilíbrio, saber se relacionar com diversos níveis hierárquicos, ter personalidade, ter iniciativa e honestidade.
3. Requisitos para esta profissão: saber informática, principalmente elaborar apresentações, manusear planilhas no excel, boa comunicação, organizacional, saber tomar decisões, ser proativa, saber detalhes sobre a empresa como, ramo, departamentos, o que faz cada cargo, quais são de sua responsabilidade, saber falar, escrever e principalmente gramática.
Nunca se esqueça: a Secretária deve ser mais do que uma secretária! A secretária
tem capacidade de disseminar ideias, motivar, estimular, desafiar, transmitir
valores, ser perseverante, tem clareza de metas, sabe usar a gentileza no dia a dia,
está sempre informada e mais do que tudo é polivalente. Acredite em você, você
consegue!!!!!
